̈PANDEMIA – COVID-19” – Prepara TÚ NEGOCIO para vencerla…

CONTINUAM – FORO RESILIUM ESPAÑA

DISPONIBILIDAD PERSONAL CRITICO (Boletín 3)

La Pandemia COVID-19 afecta a todos los países, a España también. Protege tu personal crítico.

Después de haber identificado todo el personal crítico en tu organización, conforme va avanzando la crisis y se va enfocando la recuperación y vuelta a una actividad cotidiana, es necesario asegurar la disponibilidad del personal crítico para poder atender y llevar a cabo los procesos, actividades y servicios que esenciales para el negocio y su recuperación.

Estrategias para asegurar la disponibilidad de Personas Críticas

Hay distintas opciones para disponer de personal para realizar los procesos, actividades y servicios críticos o esenciales, tanto los habituales del propio negocio, como aquellos adicionales que son necesarios para superar la crisis; incluso algunos nuevos que son fruto de la transformación necesaria en el nuevo escenario de normalidad o para mantenerse alerta ante posibles rebrotes y efectos colaterales de toda índole. Por ello es vital:

  • Identificar todo el personal critico operativo y disponible tanto a corto plazo, como prever en el medio o largo plazo, así como en qué días y horarios debe estar disponible. No se debe olvidar los periodos de vacaciones, bajas, etc.
  • Identificar todo el personal que ha cambiado a otro puesto en la organización y previamente ha realizado alguna de las actividades criticas o esenciales, por si puede ser necesario de retén.
  • Identificar el personal potencial en proveedores que previamente ha trabajado en las actividades críticas de la empresa vía contratos de prestación de servicios como ETT (Empresas de Trabajo Temporal) o incluso a título como Autónomo o Profesional.
  • Identificar personal ubicado en otra entidad u oficina o filial de la empresa en otro país o región no afectada o poco afectada, con conocimientos y experiencia suficientes, para poder bascular o trasvasar parte de la actividad o algunas de ellas, que se consideren muy críticas, o las que sin serlo tanto, puedan tener mermas de personal en su origen.
  • Identificar posible personal prejubilado, antiguos empleados, becarios en prácticas, que puedan ser tenidos en cuenta en necesidad para llegar a acuerdos de colaboración con ellos y tenerlos en reserva activa.
  • Reducir el numero de personas activas, en caso de reducción de volumen de actividades, para guardar en reserva, vigilando constantemente evolución de actividad, necesidades y cuadrantes de servicios y actividades para ir adaptándolos en función de cada necesidad.

Todas estas acciones y técnicas requieren que el personal alternativo disponga del conocimiento y experiencia mínima en los procesos, actividades y servicios. También hay que garantizar que dispone de los accesos remotos informáticos a los sistemas y aplicaciones de modo seguro quien pueda desempeñarlas desde casa y de medios de protección individual (EPI’s), así como controles de temperatura y test para los que sean necesarios “in situ”. Debe prevalecer que se desarrollen siempre bajo las normativas de Seguridad Laboral, Sanitarias, Ciberseguridad y cualquier otra adicional que haya que cumplir.

Es necesario adicionalmente que exista un proceso de validación diario para medir la disponibilidad de personal y medios de cualquier tipo.

También, según el sector empresarial, puede haber impactos a nivel regulatorio, legal, fiscal e impuestos como IVA. Por ejemplo, en caso de transferencia de actividades a personal ubicado en otro país o ubicación geográfica.

Estrategias para los lugares de trabajo de cara a reducir el riesgo de infección y afección del virus y asegurar la continuidad de las actividades críticas por el personal identificado como critico:

  • Trabajo en turnos, en sedes y locales de la empresa o habilitados durante la crisis donde el personal de un turno no se mezcla con el personal del siguiente turno y existen medidas de limpieza y desinfección periódica de lugares de trabajo.
  • Reducción del personal en sedes y locales, con separación física extendida entre puestos de trabajo, conforme a las distancias que eviten el riesgo de contagio,
  • Prohibición de acceso a personal no critico o de terceros. Limitación o prohibición de acceso y de salida del personal durante el día a lugares externos (restaurantes, bares.) para evitar contagio potencial. Se deben prever y exigir medidas de limpieza, sanitarias y desinfección en cualquier caso en entradas y salidas, conforme sea necesario.
  • Separación de equipos de personal crítico entre distintas sedes y locales para reducir el riesgo de contagio entre compañeros de procesos, actividades y servicios críticos.
  • Trabajo a distancia (domicilio u otro): en prioridad para el personal crítico. Requiere de formación, disponibilidad de infraestructura critica debidamente validada y segura para soportar el volumen de trabajo, incluido los aspectos como ordenadores portátiles o virtuales, de soporte técnico a distancia y herramientas de colaboración, sin olvidar telefonía.

Es importante resaltar que el personal no critico debe ser parado y enviado a su domicilio por dos razones:

  1. Evitar que actividades no criticas interfieran con las actividades críticas. Por ejemplo, preparación de reportes que no aportan a las actividades críticas.
  2. Disponer de recursos de reserva que podrían ser formados en actividades críticas.

Todas las medidas requieren de coordinación y supervisión a distintos niveles de la Organización con el soporte de la Dirección General y órganos de mando, gobierno y gestión.

En esencia, conviene aplicar mucho sentido común y PREVENCIÓN siguiendo las recomendaciones Sanitarias y el resto que puedan complementarlas en pro de tu negocio, las personas y de la propia sociedad.

Estas recomendaciones están basadas en la experiencia de más de una década de los miembros y profesionales del Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM – en gestión de crisis y continuidad de negocio, y en su trabajo en pro de la cultura de resiliencia de la sociedad. Todo lo anterior debe hacerse compatible con atender y seguir las instrucciones de las autoridades públicas conforme se vayan produciendo en cada momento.

Marc De Schouwer, MBCI, revisado por Pedro Pablo López, Presidente

Instituto de Continuidad de Negocio – CONTINUAM – ESPAÑA “SUMAR MULTIPLICA, SUMATE”

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